API de WhatsApp para software contábil e portal do cliente

Onde o escritório perde tempo hoje

Todo mês se repete a mesma rotina em escritórios de todos os tamanhos. O analista gera as guias no sistema, baixa os PDFs, abre o WhatsApp Web, procura o contato de cada cliente e anexa arquivo por arquivo. Na outra direção, cobra extrato, nota de entrada e folha de ponto, e recebe tudo misturado em conversas que ninguém consegue auditar depois.

Portais do cliente tentaram resolver com upload e download pela web, mas o cliente do escritório, dono de uma padaria ou de uma clínica pequena, não entra no portal. Ele responde no WhatsApp. O software que coloca o WhatsApp dentro do fluxo contábil tira o analista do papel de carteiro.

Três fluxos que o seu software pode automatizar

1. Guias e obrigações saindo do sistema

Quando a guia é gerada, o software envia o PDF e uma mensagem curta com competência, valor e vencimento. DAS, DARF, guia do FGTS, pró-labore e honorários do próprio escritório seguem o mesmo caminho. O envio fica registrado na ficha do cliente, com data e o identificador da mensagem.

Os eventos message.delivered e message.read fecham o ciclo: o analista vê na tela quem ainda não abriu a guia a três dias do vencimento e liga só para esses, em vez de ligar para a carteira inteira. Se a multa aparecer, o escritório tem o registro de que a guia foi entregue e lida.

2. Documentos do cliente entrando no sistema

O software cobra o que falta para fechar o mês e o cliente responde com foto ou PDF. O arquivo chega pelo webhook, é baixado e cai na pasta daquela empresa e daquela competência, sem o analista salvar nada à mão.

3. Prazos fiscais com aviso antecipado

O calendário de obrigações que o software já controla vira gatilho: aviso de que o DAS vence no dia 20, de que o escritório precisa das notas até o dia 5 para apurar o imposto a tempo, de que a declaração anual está chegando. O cliente recebe o aviso antes, não a multa depois.

Exemplo: recebendo documentos na pasta certa

O fluxo mais valioso costuma ser o de entrada, porque é o que mais consome o analista. Um handler de webhook que trata arquivos recebidos pode ser tão simples quanto este:

// POST /webhooks/whatsapp (mesma URL para todas as conexões)
export async function handle(evt: WebhookEvent) {
  if (evt.event !== 'messages.received') return
  const msg = evt.data
  if (msg.fromMe || msg.is_group) return
  if (msg.type !== 'document' && msg.type !== 'image') return

  const escritorio = await escritorios.bySession(evt.sessionId)
  const cliente = await escritorio.clientes.byPhone(msg.from.jid.split('@')[0])
  if (!cliente) return filaTriagem.add(evt)   // número desconhecido: revisão humana

  await cliente.documentos.create({
    competencia: competenciaAberta(cliente),
    nome: msg.media_data?.filename ?? `foto-${msg.id}.jpg`,
    origem: 'whatsapp',
    url: msg.media_url,                        // copie para o seu storage
  })
}

Os campos type, from, media_url e media_data vêm no evento de mensagem recebida. Quando precisar da mídia em base64, use POST /api/v1/media/download com os dados que o próprio webhook entrega. Mais sobre o formato dos eventos em webhook de WhatsApp e sobre tipos de arquivo em envio de mídia.

Escritórios com vários contadores

Um escritório de 30 pessoas não funciona com um único celular na recepção. As configurações que vemos com mais frequência:

• Um número central e roteamento interno: o software sabe qual analista cuida de cada cliente e distribui as conversas na tela de atendimento.
• Um número por setor (fiscal, departamento pessoal, contábil), cada um conectado como sessão própria e com a carteira do setor.
• Um número por contador, comum em escritórios que cresceram por aquisição de carteira e querem manter o contato que o cliente já conhece.

Para a API, tudo isso é só quantidade de conexões por escritório. O detalhe de como gerenciar muitos números está em múltiplos números no WhatsApp.

Roteiro de implementação

1. Tela de conexão no cadastro do escritório, com QR Code gerado via API e status visível.
2. Envio de guias já geradas pelo sistema, começando por uma obrigação só, como o DAS.
3. Webhook de entrada de documentos com triagem para número não cadastrado.
4. Calendário de lembretes ligado às obrigações de cada regime tributário.
5. Relatório por cliente: o que foi enviado, lido e respondido em cada competência.

Na API de WhatsApp da D-API, cada escritório conectado é uma conexão isolada, com IP próprio, e a cobrança é por conexão, não por mensagem. O valor por conexão cai conforme a sua base de escritórios cresce. Para o modelo de produto, veja API de WhatsApp para SaaS. O teste é de 14 dias grátis falando com o time comercial, com a implementação acompanhada num grupo de WhatsApp.